TRANSCRIÇÃO DO PODCAST
Você perde tempo procurando coisas que não sabe onde guardou? Percebe que a bagunça afeta seu foco e sua paciência? A boa notícia é que mudar isso pode ser mais simples (e rápido) do que parece. E o melhor: você pode começar hoje.
Vamos direto ao ponto: como transformar seus espaços – casa ou escritório – em ambientes mais organizados, funcionais e agradáveis usando técnicas consagradas como o 5S, o KonMari, o GTD e o Minimalismo Digital.
Antes de qualquer coisa, é preciso entender: ambientes desorganizados roubam seu tempo, drenam sua energia e aumentam o estresse. Estudos mostram que a desordem eleva o nível de cortisol, prejudica a concentração e até atrapalha o sono. Por outro lado, ambientes organizados aumentam a sensação de controle, otimizam as decisões e favorecem a produtividade.
Quer mesmo continuar convivendo com a bagunça? Ou prefere ter mais tempo, paz e eficiência? Então vamos ao que interessa.
Comece com o 5S: simples, visual e eficaz.
Direto do Japão para sua casa ou escritório, o método 5S tem cinco etapas. A ideia é começar agora mesmo com pequenas ações. Veja como aplicar:
O primeiro “S” é de Seiri (Utilização). Descarte o que não tem mais uso. Veja uma aplicação prática em sua casa: doe roupas que você não utiliza há seis meses. No escritório: jogue fora canetas defeituosas, papéis antigos e cabos inúteis.
Desafio prático de três minutos: escolha uma gaveta e elimine cinco itens inúteis agora.
Vamos ao segundo “S” – Seiton (Organização): Organize de forma lógica e eficiente o que sobrou. Dê lugar a cada coisa.
Aplicação prática em casa: use caixas organizadoras rotuladas para medicamentos, ferramentas ou papéis. No escritório: divida gavetas por categorias – material de escritório, tecnologia, documentos. Dica prática: “Cada coisa em seu lugar” deve virar seu mantra.
Use um sistema de cores para classificar os objetos conforme a frequência de uso. O objetivo é facilitar o acesso aos itens mais usados e manter à distância os menos usados, sem desperdício de espaço ou tempo. Veja a sugestão:
Verde – uso diário ou constante – manter ao alcance direto (à vista, à mão). Exemplo no escritório: caneta preferida, agenda, notebook, fones de ouvido. Exemplo em casa: chaves, celular, controle remoto.
Amarelo – uso semanal ou ocasional – guardar perto, mas não necessariamente à vista. Exemplo no escritório: calculadora, grampeador, carimbos. Exemplo em casa: formas de bolo, mochila de academia.
Vermelho – Uso raro ou sazonal – Armazenar em local mais afastado ou alto. Exemplo no escritório: Pastas de arquivos antigos, manuais técnicos. Exemplo em casa: Roupas de inverno no verão, decoração de Natal.
Branco – Em análise ou não utilizado – Avaliar para descarte, doação ou realocação. Exemplo no escritório: Equipamentos obsoletos ou sem uso conhecido. Exemplo em casa: Itens esquecidos no fundo da gaveta.
Por que funciona?
• Reduz o tempo de busca;
• Evita acúmulo desnecessário;
• Ajuda na revisão periódica (o que está marcado em branco deve ser questionado/descartado).
Exatamente! E agora vamos ao terceiro “S” – Seiso (Limpeza). Mantenha tudo limpo e visualmente leve. Rotina rápida: reserve cinco minutos ao fim do dia para guardar tudo, passar um pano e resetar o ambiente.
Vamos ao quarto “S” – Seiketsu (Padronização). Crie rotinas para manter a ordem. Exemplo: mesmo horário para organizar a mesa ou revisar e-mails. Mais uma dica: um checklist semanal ajuda a manter tudo sob controle.
Finalmente, vamos ao quinto “S”, de Shitsuke (Disciplina). Transforme o hábito em estilo de vida. Programe lembretes ou agende um “dia da organização” a cada semana.
Quer ir mais longe? Use técnicas combinadas. Que tal o método KonMari (de Marie Kondo)? O foco aqui é no valor emocional: mantenha apenas o que “te traz alegria”. Em termos práticos, separe os itens por categoria e decida o que realmente merece espaço em sua vida. Lembre-se: em sua vida! Exemplo: Uma leitora organizou o armário, reduziu 30% das roupas e criou um mini escritório no quarto.
Você pode usar também o Getting Things Done (GTD). Vou explicar a vantagem principal: liberte sua mente, organize sua rotina. Criado por David Allen, o método GTD parte de um princípio simples, porém poderoso: sua mente foi feita para ter ideias, não para armazená-las.
Por isso, a proposta é tirar tudo da cabeça e criar um sistema confiável para processar, organizar e executar suas tarefas com mais clareza e menos estresse.
E como isso funciona?
As etapas básicas do GTD são:
Capturar: recolha tudo o que precisa de atenção – compromissos, ideias, tarefas, lembretes, cobranças – e anote em algum lugar fora da sua cabeça.
Esclarecer: pergunte – isso exige uma ação? Se sim, defina a próxima ação concreta. Se não, arquive, jogue fora ou agende para depois.
Organizar: coloque cada item no seu devido lugar. Para o mapeamento das ações, você pode usar aplicativos como Trello ou Notion.
Parece que o caos não é somente físico. Há também um caos virtual, não é? O que você aconselha?
O Minimalismo Digital é fundamental. Estudos indicam que o trabalhador médio, com muitas atividades, perde uma hora por dia só gerenciando e-mails e mensagens de WhatsApp. A solução é criar um sistema de filtros eficiente e fazer uma limpeza digital regular. É preciso reduzir o ruído virtual. Três dicas: elimine aplicativos que você não usa; organize pastas no computador e na nuvem; filtre e-mails com tags como: “Responder hoje”, “Aguardando”, “Arquivar”.
Mas como manter essa organização no longo prazo? Às vezes parece que voltamos à estaca zero depois de algumas semanas.
A chave está na consistência e em começar pequeno. A regra dos 2 minutos também é perfeita: se algo pode ser feito em menos de 2 minutos, faça imediatamente.
E quanto aos benefícios para a saúde mental? Tenho notado que me sinto mais tranquila em ambientes organizados.
Um estudo da Indiana University comprovou que pessoas com casas organizadas têm níveis 40% mais baixos de cortisol. Além disso, dormem melhor e têm maior facilidade para manter outros hábitos saudáveis.
Então podemos dizer que organização é mais sobre qualidade de vida do que sobre perfeccionismo?
Exatamente! É sobre criar espaço mental e físico para o que realmente importa. E o melhor: começando com pequenas mudanças hoje, em uma semana já é possível ver resultados significativos.
E qual seria o primeiro passo para quem quer começar essa transformação?
Comece escolhendo um espaço pequeno – uma gaveta ou uma prateleira. Aplique o método 5S ali e observe como isso afeta seu dia. É impressionante como uma pequena mudança pode criar um efeito cascata positivo em outras áreas da vida.
Parece que organização é realmente um investimento em nós mesmos, não é?
Sem dúvida! E os números não mentem: pessoas que mantêm ambientes organizados economizam em média 60 minutos por dia. Isso significa ganhar quase um mês de tempo produtivo por ano. É uma verdadeira revolução na qualidade de vida.